Personvernerklæring

HVEM ER VI?

Music Norway er en privat stiftelse med org.nr. 999 110 029 som er opprettet av Kulturdepartementet. Vårt formål er å styrke norsk musikklivs internasjonale muligheter. Våre midler skal komme deg til gode via tilskudd, søkbare ordninger, prosjekter og aktiviteter som øker din kompetanse, ditt nettverk og din verdiskaping internasjonalt.

HVA ER VÅRT MANDAT?


Music Norways mandat er tildelt av Kulturdepartementet. Vi skal legge til rette for eksporteringstiltak og internasjonal profilering av norsk musikk og, forankret i musikklivets behov, øke interessen for og bruken av norsk musikk innen alle sjangre, samt bidra til økt kunnskap, forskning, kartlegging og analyse av det norske og internasjonale musikkfeltet.

HVA GJØR VI FOR DEG?


Vi skal legge til rette for å øke dine muligheter internasjonalt. Sammen med deg ønsker vi å skape flere suksesshistorier om norsk musikk. Vi tilbyr en rekke virkemidler som gir deg muligheter til å delta i kompetanseprogram, i prosjekter og reiser internasjonalt, delta på festivaler og nettverksarenaer, samt å søke våre tilskuddsordninger. For at du skal kunne oppsøke og bruke disse mulighetene må vi oppbevare personopplysninger om deg, som hvem du er, hvor du jobber og hvor du deltar. Denne informasjonen gjør det enklere for oss å lage det beste programmet som fungerer for deg.

BEHANDLINGSANSVARLIG


Music Norway er behandlingsansvarlig for håndtering av personopplysningene dine. Med «behandlingsansvarlig» menes den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til personvernlovgivningen.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på post@musicnorway.no.

HVORFOR BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGENE DINE?


Vi behandler personopplysninger i ulike sammenhenger, for eksempel når vi samler inn opplysninger i forbindelse med søknader til våre tilskuddsordninger, ved organisering av arrangementer, når vi lagrer opplysninger, og når vi deler informasjon med våre samarbeidspartnere.

Music Norways behandling av personopplysninger har først og fremst grunnlag i avtalen vi har med deg:

• For at vi skal kunne tilby tilskudd og andre tjenester knyttet til å øke dine internasjonale muligheter, vil vår avtale med deg danne grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger.
• Avtale vil også utgjøre behandlingsgrunnlag når vi deler informasjon med aktører som gir midler til våre tilskuddsordninger, som Kulturdepartementet og Utenriksdepartementet.
• Når vi kommuniserer med deg, vil vi behandle din kontaktinformasjon og innholdet i kommunikasjonen. Personopplysningene fra kommunikasjonen med deg behandles enten for å oppfylle avtalen med deg, dersom du har samtykket til det, eller fordi vi har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger.

Music Norway kan behandle dine personopplysninger basert på ditt frivillige, uttrykkelige og informerte samtykke:

• Hvis vi organiserer arrangementer, vil vårt behandlingsgrunnlag normalt være at du har samtykket til å motta informasjon om våre eventer dersom dette ikke fremgår av avtalen med deg for arrangementet.
• Dersom du har samtykket til det, vil vi også kunne sende ut nyhetsbrev til den epostadressen du har gitt oss.
• Hvis vi samler inn data om hvordan du bruker våre tjenester og nettsider, vil vi kunne be om ditt samtykke til å innhente informasjon.

Dersom ditt samtykke utgjør behandlingsgrunnlag, har du alltid rett til å trekke dette tilbake.

Music Norway vil også behandle personopplysninger for å oppfylle våre rettslige forpliktelser i henhold til lov og forskrifter:

• Dette er for eksempel grunnlaget når vi behandler dine personopplysninger i forbindelse med regnskap og rapportering til offentlige myndigheter eller vi må dele opplysninger med tilsynsmyndigheter.

Hvis ikke annet behandlingsgrunnlag foreligger, vil Music Norway kunne behandle dine personopplysninger basert på at vi har en berettiget interesse, og vi sørger for å gjøre en balansetest slik at dette grunnlaget bare brukes dersom vår interesse anses å veie tyngre enn personvernulempen.

Nedenfor finner du nærmere beskrivelse av hvilke personopplysninger vi samler inn, hva vi bruker den til og hvilke rettigheter du har.

HVORDAN SAMLER VI INN INFORMASJON?


Vi henter inn personopplysningene dine på ulike måter. Dersom du søker deg til våre tilskuddsordninger, vil vi motta de personopplysningene du velger å oppgi i søknaden. Det er via søknadsskjemaer i stikk.no vi samler inn personopplysninger til tilskuddsordningene våre.

Vi kan også hente inn dine personopplysninger når vi har samarbeid med festivaler/arrangører som har internasjonale besøksprogram, når du deltar på våre arrangementer, og i visse tilfeller via åpne kilder på nettet.

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

Music Norway behandler personopplysninger som vi har lovlig grunnlag til å behandle. Dette kan være:

• Kontaktinformasjon, navn, fødselsnummer, kjønn, statsborgerskap, telefonnummer, epostadresse, organisasjonsnummer, postadresse og bostedsadresse, samt informasjon om skole og utdanning. Opplysningene lagres i vårt søknadsverktøy stikk.no eller vårt webpublisertingsverktøy.
• Økonomiske forhold, som inntekt og informasjon relevant for utbetaling av tilskudd som kontonummer, bankinformasjon og eventuelle tildelinger. Disse opplysningene lagres også i søknadsverktøyet stikk.no.
• I vårt regnskapssystem kan øvrig informasjon knyttet til utbetaling av tilskudd behandles, slik som adresse, kontonummer og organisasjonsnummer.
• I vårt interne prosjektstyringsverktøy oppbevares kontaktinformasjon om våre profesjonelle brukere og samarbeidspartnere (B2B), samt historikk om deres deltakelse på våre egne og på våre samarbeidspartneres arrangementer.
• Vi benytter oss av nyhetsbrev for utsending av bransjeinformasjon. I vår nyhetsbrevbase oppbevares navn, epostadresse og land.

HVEM VI DELER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER MED?


Music Norway utleverer kun personopplysninger når det foreligger et gyldig rettslig grunnlag. Dette omfatter blant annet utlevering til underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, øvrige aktører som vi har en rettslig forpliktelse til å dele opplysninger med og samarbeidspartnere som bistår ved organisering av festivaler og større bransjearrangementer.

Følgende aktører kan vi dele dine personopplysninger med:

• Offentlige og statlige etater, som Arbeids- og velferdsetaten (NAV) Brønnøysundregisteret og Skatteetaten.
• Utenriksdepartementet (UD) og relevante utenriksstasjoner og konsulater/ambassader.
• Kulturdepartementet
• Eksterne fagutvalg
• Pressen ved henvendelser om innsyn. Vi deler aldri informasjon som er underlagt taushetsplikt.

Vi deler i tillegg personopplysninger med databehandlere som behandler personopplysninger på våre vegne. Eksempler inkluderer:

• Skykontoret AS er vår IT-leverandør som sørger for at personopplysningene vi behandles sikkert og på servere innenfor EU.
• Campaign Monitor benyttes for utsendelse av nyhetsbrev
• Vi benytter Surveymonkey for å gjennomføre ulike brukerundersøkelser.
• Microsoft benyttes som epostleverandør, og vi benytter også Microsoft 365 som blant annet gir oss tilgang til en rekke Microsoft produkter som Office og Teams.
• Stikk.no er systemet vi benytter i forbindelse med søknader til våre tilskuddsordninger
• Visma.net er vårt regnskapssystem.
• Skap er vårt interne prosjektverktøy og kontaktregister.

HVOR LENGE OPPBEVARER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Music Norway oppbevarer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å utføre våre oppgaver. Vi vil som hovedregel slette opplysningene dine når vi ikke lenger har behov for å ta vare på dem. Vi vil for eksempel slette ditt fødselsnummer og kontonummer så snart vi har sluttført saksbehandlingen og ikke må ta vare på slike opplysninger grunnet andre forpliktelser.

Vi kan ha en lovpålagt plikt til å oppbevare opplysningene for en lengre periode. Regnskapslovgivningen kan for eksempel pålegge fortsatt lagring av dine personopplysninger selv om det ikke anses nødvendig for oss med fortsatt behandling av dine personopplysninger.

Med hjemmel i oppdrag fra Kulturdepartementet og Utenriksdepartementet oppbevarer Music Norway personopplysninger som er nødvendig for å utføre vårt mandat. Det betyr at vi kan være forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger over en lengre periode for å kunne rapportere på forhold som er relevant for vårt arbeid og for myndighetenes behov for kulturstatistikk.

HVORDAN SIKRES OPPLYSNINGENE?


Music Norway stiller høye krav til sikkerhet for personopplysningene vi behandler og har iverksatt organisatoriske og tekniske tiltak for å sørge for at personopplysningene dine behandles sikkert og i henhold til krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet.

Alle personopplysninger blir behandlet konfidensielt, og vi sørger blant annet for at personopplysninger håndteres på krypterte linjer (SSL) når de behandles i våre systemer. Våre IT-systemer har strenge krav til informasjonssikkerhet og sikker lagring. All tilgang til IT-systemene er tilgangsstyrt, og trafikken blir logget.

Vi har videre etablert internkontrollsystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Internkontrollen omfatter blant annet prosedyrer knyttet til fysisk sikkerhet, sikkerhet i IT-systemer, risikostyring og planer for beredskap og krisehåndtering.

Når vi benytter oss av eksterne leverandører, stiller vi tilsvarende strenge krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for å beskytte dine personopplysninger. Vi forsøker å begrense behandlingen av personopplysninger til land innenfor EU, og vil i tilfeller der personopplysninger overføres til tredjeland utenfor Europa inngå relevante avtaler som inkluderer EU kommisjonens standard kontraktsklausuler.

HVILKE RETTIGHETER HAR DU

Dersom vi behandler dine personopplysninger, har du flere rettigheter som vi vil ivareta:

• Innsyn: Du har rett til å be om innsyn i de personopplysninger vi besitter om deg.
• Retting: Dersom du mener Music Norway har registrert opplysninger om deg som er unøyaktige eller ufullstendige, har du rett til å kreve opplysningene rettes.
• Sletting: Du kan kreve at vi sletter personopplysninger om deg dersom opplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.
• Begrensning: Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.
• Dataportabilitet: Du har rett til å motta personopplysninger vi har lagret om deg i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format dersom behandlingen av dine personopplysninger utføres automatisk og vår behandling er basert på samtykke eller en avtale.

Hvis du ikke er fornøyd med hvordan Music Norway behandler dine personopplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Vi håper du først tar kontakt med oss, slik at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

INFORMASJONSKAPSLER OG ANALYSEVERKTØY


Våre nettsider benytter informasjonskapsler (cookies). Cookies benyttes for identifisering av språkvalg og analyse av hvordan våre nettsider fungerer. Det er mulig å slå av innsamlingen av cookies i din egen nettleser, og vår nettside vil kunne fungere tilfredsstillende selv om du har slått av denne funksjonen.

Vi benytter følgende cookies:

• Google Analytics: Samler informasjon om hvordan besøkende bruker nettsiden, og vi bruker denne informasjonen til å forbedre nettstedet. Vi registrerer informasjon om hvilke sider som blir besøkt, hvor brukerne kommer fra, når sidene våre blir besøkt, hvilke plattformer og enheter som er mest brukt osv. Music Norway ser etter alternative analyseverktøy til Google Analytics.
• Craft: Craft har innebygd beskyttelse mot Cross-Site Request Forgery-angrep (CSRF)

KONTAKT OSS


Ved spørsmål om Music Norways personvernerklæring, samt om retten til innsyn, dataportabilitet og sletting, ta kontakt med post@musicnorway.no.

Sist oppdatert: 03.05.2023